Samskiptastefna Orkustofnunar
- Allir starfsmenn Orkustofnunar bera ábyrgð á hegðun sinni sinni og framkomu á vinnustaðnum. Góður starfsandi og samhugur er ætíð afrakstur gagnkvæmrar háttvísi og virðingar, kurteisi, jafnræðis, hreinskilni, eindrægni og samlíðunar.
- Gerum ráð fyrir því að við erum ekki öll eins. Sýnum öðrum tillitssemi og skilning, þó við séum ekki sammála.
- Starfsmenn skulu koma fram við hver annan af fyllstu virðingu og vinsemd. Starfsmenn skulu forðast að nota ávörp sem gætu skilist sem óviðeigandi eða niðrandi. Starfsmenn forðist allt einelti, áreitni og ofbeldi, bæði andlegt og líkamlegt sem og líkamlega snertingu sem getur misskilist. Ef upp koma vandamál mun stofnunin bregðast við samkvæmt viðbragðsáætlun, sjá fylgiskjal – Viðbragðsáætlun.
- Flest verkefni innan Orkustofnunar vinnast sem samstarfsverkefni teymis starfsmanna og gera kröfu um hæfni til ríkra samskipta og sveigjanleika í starfi.
- Starfsmenn vinna verk sín í umboði orkumálastjóra. Gögn sem unnin hafa verið á Orkustofnun eru gögn Orkustofnunar en ekki einstakra starfsmanna. Starfsmenn eiga ekki einstök verkefni. Starfsmenn miðla af sinni þekkingu og sínum gögnum eftir því sem aðrir starfsmenn þurfa á að halda.
- Sýna viðskiptamönnum OS virðingu í öllum samskiptum, á allan hátt.
- Boðskipti verði sem mest „verkbeiðni“ en sem minnst „verkskipun“.
- Starfsmenn stilli saman strengi fyrir fundi með utanaðkomandi aðilum. Það þarf að vera ljóst hver leiðir fundinn að hálfu OS og að álit og niðurstaða að hálfu OS sé samræmd. Starfsmenn varist að vera með yfirlýsingar sem gætu túlkast sem ótímabærar efnislegar ákvarðanir eða niðurstaða.
- Gæta að því að réttir aðilar séu vel upplýstir á hverjum tíma (afrit af tölvupóstum t.d.). Óþarfi er að senda tölvupóst á aðila sem málið varðar ekki og gæta að því að svara aldrei með „reply-all“ nema nauðsyn krefji. Innihald tölvupósts og annarra skriflegra samskipta í nafni stofnunarinnar og innan hennar skal vandað og þola opinbera birtingu.
- Allir láti móttöku vita ef það er ekki á staðnum og hvenær von er á því. Starfsmenn skrái fyrirhuguð orlof. Virða tilkynnt leyfi starfsmanna eins og unnt er (símtöl eða beiðni um viðbrögð í tölvupósti).
- Staðgenglar starfsmanna, sem þurfa að vera fjarverandi, um lengri eða skemmri tíma, skulu leitast við að fara eftir verklagi og starfsháttum þeirra, eftir því sem við á. Nauðsynlegt að gera verklag og verkferla um verkefnin, svo skýrt sé hvernig verk skulu unnin
- Starfsmenn skipuleggi orlof í samráði við nánustu samstarfsmenn.
Guðni A. Jóhannesson
orkumálastjóri