Skýringar við skráningarþætti í Teikningasafni OS

Hér eru þeir skráningaþættir útskýrðir sem valið var að birta með hverri teikningu (sem ígildi fullrar skráningar). Í rafrænu teikningaskránni eru fleiri skráningarþættir en ákveðið var að taka þá ekki alla með. Sem dæmi um þætti sem sleppt er má nefna íslenskt/erlent efni á teikningu, deildir, undirdeildir og málsnúmer skjalasafns.

Númer. Númer teikninganna eru einkvæm (auðkennisnúmer). Þau voru skráð á hvert frumrit með skipulögðum hætti en við innslátt í rafræna skrá voru númerin aðlöguð átta stafa ramma. Um tvenns konar númeraraðir er að ræða í safninu, kallaðar eldri og yngri númeraraðir. Eldri númeraröðin (1924-1980) birtist hér sem ártal, svo kemur bókstafurinn F (= Frumrit) og loks hlaupandi tala (og fyllt upp í átta stafa ramma með núllum), dæmi: 33F00433, 51F01588, 80F18940 (á teikningunum er aðeins skráð: F-433, F-1588, F-18940). Yngri númeraröðin (1981-2001) byggist á ártali, mánuði og hlaupandi tölu, dæmi: 81010010, 88120850 (á teikningunum eru skráðir punktar á milli þátta, dæmi: 81.01.0010, 88.12.0850).

Titill. Skráðir voru titlar teikninganna eins og þeir birtast á þeim. Þar sem titil vantaði var líklegur titill (námunduð lýsing) skráð í titillínu og gefin skýringin: Án titils í Athugasemdum (færslur án titils teljast alls 3320). Einnig varð að reglu að skrá aftan við titilinn númer myndar í myndaröð, ef það kom fram á teikningunni, dæmi: Mynd 1, Mynd 22, 23, 24 o.s.frv. (tengist oftast þeim heimildum sem teikningar birtust í).

Stærð. Stærðir teikninga eru skráðar í A0 til A6. Ýmis frávik eru frá stöðluðum stærðum í safninu, sem dæmi má nefna nokkurra metra sniðteikningar af Hvalfjarðargöngum (sem var rúllað í hólka).

Ártal. Skráð voru þau ártöl sem birtust á teikningum. Ef ártal vantaði var það námundað eftir númeraröð eða öðrum tengslum sem lesa mátti út úr efni teikningar.

Flokkun. Við endurskráningu var safnið efnisflokkað eftir efni teikninganna í alls 9 flokka (kort, snið, kort/snið, línurit, myndrit, tafla, skýringateikning, ýmislegt, óþekkt). Margar teikningar flokkast í fleiri en einn flokk (sbr. kort og snið) og má í mörgum tilfellum sjá upplýsingar um þau tilvik í Athugasemdum.

Teikning til hjá OS. Merking sem gefur til kynna hvort teikning sé til í safninu eða ekki. Margar skýringar eru á vöntun teikninga, en mest vantar frá fyrri tíð. Helstu ástæður má nefna tilfærslu teikninga um virkjanir til embættis rafmagnsstjóra og RARIK (sem þýðir að teikningarnar eru til en vistaðar annars staðar). Einnig virðast fjölmargar teikningar hafa orðið innlyksa í prentsmiðjum vegna skýrsluútgáfu. Til þess að bæta úr þeirri stöðu var kerfisbundið farið í gegnum allt útgefið prentefni stofnunarinnar, samhliða endurskráningu safnsins, og tekin afrit, þau skönnuð og komið fyrir í safninu með viðgeigandi skýringum og tilvísunum í birtingarheimild.

Fjöldi teikninga. Í þessum skráningarþætti kemur fram fjöldi þeirra teikninga sem teljast til sama númers. Oftast er um eina teikningu að ræða en dæmi eru um nokkra tugi teikninga undir sama númeri.

Höfundur. Skráð voru fangamörk höfunda teikninganna eða þeirra sem lögðu til efnið í teikninguna, oftast skráð á frumrit teikninganna og í færslubækur. Fangamörkin áttu að vera einkvæm, engir tveir starfsmenn eða höfundar áttu að hafa sama fangamark, en á löngum starfstíma teiknistofunnar og viðvarandi starfsmannaveltu varð þónokkur misbrestur á því.

Teiknari. Fangamörk teiknara voru langoftast skráð á teikningarnar. Þau áttu einnig að vera einkvæm, eins og fangamörk höfunda, en eru það ekki að öllu leiti. Sjá mátti fleiri en eitt fangamark sama teiknara (dæmi: P en líka PJ fyrir Petrínu K Jakobsson, einnig e eða fyrir Einar Þorláksson).

Form teikninga. Skráð var formtegund teikninganna sem segir til um efnivið þeirra. Langflestar voru teiknaðar á transparent-pappír og var sú formtegund valin sem fasti (þess vegna fylgir sú skráning sjálfkrafa með öllum vöntuðum teikningum safnsins). Aðrar formgerðir eru pappír, léreft, dúkur, glærur og filmur.

Tengist borverki. Vegna mikilvægis var ákveðið við endurskráningu safnsins að merkja sérstaklega þær teikningar sem tengjast jarðborun eða borverkum.

Mælikvarði. Þar sem mælikvarði kemur fram á kortateikningum er hann birtur með hefðbundnum hætti, t.d. 1:1000 eða 1:5000. Á fjölda teikninga eru fleiri en einn mælikvarði, einnig mælikvarði sniða og lengdarmælikvarðar, um þau tilvik er sérstaklega fjallað í Athugasemdum.

Tenging við útgáfu. Farið var skipulega í gegnum allt útgáfusafn stofnunarinnar og skráðar tilvísanir í þær útgáfur sem teikningarnar birtust í (raðmerkingar ritraða). Teiknistofan teiknaði fyrir fleiri prentaðar heimildir en á vegum stofnunarinnar og var reynt að elta þær heimildir uppi. Ekki er um virka tengla að ræða, einungis tilvísanir í textaformi, einnig í titla bóka og númer greinargerða og skilagreina. Það reynir á leikni notandans að nýta sér þessar tilvísanir og ekki á vísan að róa með villur eða aðrar takmarkanir sem þessar tilvísanir geta falið í sér.

Athugasemdir. Í þennan skráningarþátt eru skráðar alls konar upplýsingar um teikninguna, um ástand hennar, hvort um afrit sé að ræða, birtingu, fjölda teikninga og annað sem þurfa þykir hverju sinni.